الفاتورة الإلكترونية في السعودية: المرحلة الثانية ومتطلبات الربط مع زاتكا

لم تعد الفاتورة ورقة تُطبع وتُحفظ في ملف. في المملكة أصبحت الفاتورة الإلكترونية إلزامية، والمرحلة الثانية تربط نظام الفوترة في المنشأة مباشرة بمنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذا الدليل يشرح ما يعنيه ذلك عملياً لمنشأتك ولمحاسبك.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية فاتورة تُصدر وتُحفظ وتُعدل بصيغة إلكترونية منظمة عبر حل تقني متوافق، وتشمل الفاتورة الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة. وتطبقها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) على جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، بهدف رفع الامتثال وتقليل التستر والغش التجاري.

ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد، أو المعدة على برنامج نصوص ثم محولة إلى PDF، فاتورة إلكترونية بهذا المعنى.

المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ

بدأ تطبيقها في 4 ديسمبر 2021 على جميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة. وتلزم المنشأة بإصدار الفواتير وحفظها عبر نظام إلكتروني متوافق، مع تضمين الحقول الإلزامية، ورمز الاستجابة السريعة (QR) في الفواتير المبسطة، ومنع التلاعب في الفواتير بعد إصدارها.

المرحلة الثانية: الربط والتكامل

في هذه المرحلة يرتبط نظام الفوترة في المنشأة مباشرة بمنصة “فاتورة” لدى الهيئة. وتُطبق تدريجياً على مجموعات (موجات)، تبدأ بالمنشآت الأكبر إيرادات ثم الأصغر. ويختلف التعامل حسب نوع الفاتورة:

المتطلبات التقنية الأساسية

• حل فوترة إلكتروني متوافق ومسجل لدى منصة فاتورة.
• شهادة تشفير (CSID) تصدرها الهيئة لكل وحدة إصدار فواتير.
• ختم تشفيري ورمز استجابة سريعة (QR) لكل فاتورة.
• ربط تقني (API) مع منصة فاتورة لإرسال الفواتير واستقبال الاعتماد.
• تسلسل غير قابل للتلاعب، وحفظ آمن للفواتير.

البيانات الأساسية في الفاتورة الضريبية

تشترط الهيئة حقولاً محددة في الفاتورة، ويختلف بعضها بين الفاتورة الضريبية والمبسطة. ومن أهمها:

• اسم البائع وعنوانه ورقم تسجيله الضريبي.
• اسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي في الفاتورة الضريبية (بين المنشآت).
• رقم تسلسلي فريد للفاتورة، وتاريخ الإصدار، وتاريخ التوريد إن اختلف.
• وصف السلع أو الخدمات وكمياتها وأسعارها.
• نسبة الضريبة ومبلغها لكل بند، والإجمالي شاملاً الضريبة.
• رمز الاستجابة السريعة (QR).

وأي نقص أو خطأ في هذه البيانات قد يؤدي إلى رفض الفاتورة في المرحلة الثانية، أو إلى عدم قبول المشتري خصم ضريبة المدخلات بها.

الإشعارات الدائنة والمدينة

لا يجوز تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها. فإذا أُرجعت بضاعة، أو مُنح خصم لاحق، أو اكتُشف خطأ في المبلغ، يُصدر إشعار دائن يخفض قيمة الفاتورة الأصلية أو إشعار مدين يزيدها، مع الإشارة إلى رقم الفاتورة الأصلية. وتخضع الإشعارات للمتطلبات نفسها، فتُعتمد أو تُبلّغ للهيئة مثل الفواتير.

من تشمله الموجات القادمة؟

تحدد الهيئة كل موجة بمعيار الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة. ومن آخر ما أُعلن:

وتُخطر الهيئة المنشآت المستهدفة قبل موعد ربطها بستة أشهر على الأقل. فإذا تجاوزت إيرادات منشأتك 187,500 ريال في أي من هذه السنوات، فالأرجح أنها ضمن الموجة 25، والوقت المتاح للتجهيز محدود.

خطوات تجهيز منشأتك للمرحلة الثانية

1. تحقق من وضعك: راجع إيراداتك الخاضعة للضريبة في السنوات المعنية، وتابع إشعارات الهيئة على بوابتها.
2. راجع نظامك الحالي: هل مزود النظام المحاسبي أو نظام نقاط البيع يدعم الربط مع منصة فاتورة؟ اطلب منه تأكيداً مكتوباً.
3. نظّف البيانات الأساسية: بيانات العملاء، والأرقام الضريبية، وعناوينهم الوطنية، وأصناف المنتجات ونسبها الضريبية.
4. نفّذ الربط في بيئة التجربة قبل البيئة الفعلية، واختبر جميع أنواع الفواتير والإشعارات.
5. درّب الفريق: المحاسب والمبيعات والكاشير، خصوصاً على معالجة الفواتير المرفوضة والإشعارات الدائنة.
6. حدّث الدورة المستندية: من يصدر الفاتورة؟ ومن يعالج الرفض؟ وكيف تُطابق الفواتير مع الحسابات شهرياً؟

دور المحاسب بعد الربط

الربط لا ينهي عمل المحاسب، بل يغير طبيعته. فبعد المرحلة الثانية تصبح بيانات الفواتير لدى الهيئة في الوقت نفسه تقريباً، وأي فرق بينها وبين الإقرار الضريبي يظهر بسهولة. ولذلك يحتاج المحاسب إلى:

• مطابقة شهرية بين الفواتير المعتمدة والمبلغة وبين الإيرادات المسجلة في دفتر الأستاذ.
• متابعة الفواتير المرفوضة أو التي صدرت بتحذيرات ومعالجتها فوراً.
• التأكد من أن كل إشعار دائن مرتبط بفاتورة أصلية ومبرر بمستند.
• مراجعة إعدادات الأصناف والنسب الضريبية في النظام عند إضافة منتج أو خدمة جديدة.
• الاحتفاظ بالسجلات والفواتير للمدة النظامية بطريقة تسمح بالرجوع لأي فاتورة بسرعة.

أخطاء شائعة في التطبيق

• ترك التجهيز للأسابيع الأخيرة قبل موعد الربط.
• إصدار فواتير يدوية في حالات الاستثناء دون إجراء معتمد.
• أخطاء في الرقم الضريبي أو العنوان الوطني للعميل تؤدي إلى رفض الفاتورة.
• عدم مطابقة الفواتير المعتمدة مع الإيرادات المسجلة والإقرار الضريبي.

الامتثال للفوترة الإلكترونية جزء من منظومة مالية أوسع تبدأ بالتسجيل الصحيح في الضريبة. اقرأ أيضاً: التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.

الأسئلة الشائعة

مقالات ذات صلة

المنح والمشاريع

دراسة جدوى مشروع: العناصر الخمسة وخطوات إعدادها باحتراف

كيف تعد دراسة جدوى تقنع المستثمر والممول: العناصر، والخطوات، ومؤشرات الربحية، والأخطاء الشائعة.

قراءة 9 دقائق

التمكين المالي

القوائم المالية: أنواعها الأربع وكيف تُعدّ للشركات والجمعيات

ما الذي تقوله كل قائمة مالية، والفرق بين المدققة وغير المدققة، وخصوصية قوائم الجمعيات.

قراءة 8 دقائق