كثير من الجهات تملك خطة استراتيجية جيدة، لكنها لا تتحول إلى عمل. السبب في الغالب أن الخطة لم تُترجم إلى أنشطة لها تكلفة ومسؤول وموعد، ولم تُربط بالموازنة التي تتحكم فعلياً في الصرف.
ابدأوا من الهدف لا من البند
الموازنة التقليدية تبدأ من بنود العام الماضي وتضيف نسبة. أما الموازنة المرتبطة بالخطة فتبدأ من السؤال: ما الذي نريد إنجازه هذا العام؟ ثم: ما الذي يكلفه ذلك؟
خمس خطوات للربط
- تفكيك الأهداف: حوّلوا كل هدف استراتيجي إلى مبادرات، وكل مبادرة إلى أنشطة يمكن تنفيذها خلال السنة.
- تحديد المسؤول والموعد: لكل نشاط مسؤول واحد وتاريخ بداية ونهاية.
- تقدير التكلفة: احسبوا تكلفة كل نشاط من رواتب ومواد وخدمات، واربطوه بمركز تكلفة في النظام المحاسبي.
- تجميع الموازنة: مجموع تكاليف الأنشطة هو موازنة البرامج، وتضاف إليه المصروفات الإدارية والعمومية.
- تحديد المؤشرات: لكل مبادرة مؤشر أداء يوضح متى نعتبرها ناجحة.
المتابعة الشهرية
الربط لا يكتمل بإعداد الموازنة. اجتماع شهري قصير يقارن بين المخطط والفعلي في الإنجاز والصرف معاً، ويجيب عن ثلاثة أسئلة: ما الذي تم؟ ما الذي تأخر ولماذا؟ وما القرار المطلوب؟
وفي نهاية كل ربع تُراجع الأولويات، وتُعاد توزيع الموارد من الأنشطة المتعثرة إلى الأنشطة التي تحقق أثراً أكبر.
ماذا تكسب الجهة؟
- مجلس إدارة يرى الإنجاز والتكلفة في تقرير واحد.
- طلبات منح مدعومة بأرقام واقعية.
- قرارات مبنية على الانحرافات الفعلية لا على الانطباعات.
تحتاجون مساعدة في التطبيق؟
نعمل مع فريقكم على ملفاتكم الفعلية حتى تستقر الممارسة.
مقالات ذات صلة
دراسة جدوى مشروع: العناصر الخمسة وخطوات إعدادها باحتراف
كيف تعد دراسة جدوى تقنع المستثمر والممول: العناصر، والخطوات، ومؤشرات الربحية، والأخطاء الشائعة.
القوائم المالية: أنواعها الأربع وكيف تُعدّ للشركات والجمعيات
ما الذي تقوله كل قائمة مالية، والفرق بين المدققة وغير المدققة، وخصوصية قوائم الجمعيات.